Informe de los sistemas de gestión: Xubio y Colppy

En el presente informe se analizan los sistemas de gestión ERP (Enterprice Resource Planning): Xubio y Colppy. En primer lugar, se describen fortalezas y debilidades de cada uno. En segundo lugar, con la colaboración del gerente, Eduardo Bourguignon, se determinan una serie de criterios a tener en cuenta para comparar ambos sistemas y hacer la elección del sistema que más se adecúa a las necesidades de “Bel Bour S.R.L”. Es de suma importancia realizar un análisis minucioso de los sistemas para poder definir cuál contribuye de modo más eficiente a la gestión de los procesos de la organización.

Xubio

Dadas las características de “Bel Bour”, creemos conveniente la versión “Premium” y en base a este plan podemos identificar las siguientes fortalezas y debilidades del sistema.

Fortalezas:

Una de las principales fortalezas es la amigabilidad del sistema para la adaptación del personal. Le damos especial relevancia debido a que no se ha usado con anterioridad ningún otro sistema ERP. Poner un sistema con excesiva complejidad sería un grave error, complicaría la gestión y adaptación del personal e implicaría la inversión de tiempo (y por ende, dinero) en capacitación. Además, la versión de Xubio ofrece soporte técnico a través de email, chat, teléfono lo cual representa un importante apoyo para la adopción de un nuevo y primer sistema.

Por otro lado, los pagos mensuales incluyen todos los servicios. Esto quiere decir que no hay costos de licencias, actualizaciones, ni mantenimiento. También incluyen reportes de resultados, de ventas, financiero (entre otros) que se pueden pedir de forma ilimitada.

Otra ventaja es la agilidad en las operaciones que ofrece, el sistema permite una administración clara y fácil de documentos. Por ejemplo, en el procedimiento de compra/venta de bienes y servicios (carga de presupuestos, órdenes de compra, remitos, facturas, cobranzas y/o pagos) no es necesario cambiar de módulo cada vez que se agrega un nuevo documento, sino que ofrece la instantánea interconexión entre trámites (ver videos de demostración de Xubio: inciso G “Proceso de venta” e inciso H “Proceso de compra”). En cuanto a la facturación, también ofrece una cantidad de facturas de hasta 1000 lo cual es más que suficiente para la organización seleccionada.

El sistema de gestión permite una integración con MercadoLibre, MercadoShops, TiendaNube, MercadoPago, lo cual es una fortaleza de XUBIO y una oportunidad de crecimiento y de nuevos proyectos para “Bel Bour”.

Debilidades:

Una de las principales debilidades que detectamos es que la cantidad de usuarios es muy limitada. Según los distintos planes: “Solución inicial” cuenta con solo un usuario; “Solución Plus” con tres y “Solución Premium” ofrece hasta cinco usuarios.

Por otro lado, creemos que Xubio es un sistema bastante básico, lo cual en este momento no sería un problema para la organización, debido a que aún es una pequeña/mediana empresa pero dadas las posibilidades y proyecciones de crecimiento, Xubio podría quedarle “chico” en el mediano/largo plazo. Esto limita la relación a largo plazo que se busca con el sistema.

Colppy

Dada la restricción presupuestaria de $1000 sólo podríamos acceder al plan más económico (la versión “Premium”). Teniendo en cuenta el plan a evaluar podemos identificar las siguientes fortalezas y debilidades del sistema ERP.

Fortalezas:

Este sistema de gestión cuenta con actualizaciones ilimitadas, son sin cargo y están disponibles automáticamente al ingresar a la contabilidad online, lo cual hace que sea fácil, rápido y económico el mantenimiento del sistema.

Por otro lado, la cantidad de usuario en Colppy es ilimitada en todos sus planes o versiones lo cual nos da libertad para que el personal autorizado pueda participar en la operación del sistema, tanto en el presente como a futuro, cuando la empresa tenga una magnitud mayor.

También en este sistema se puede visualizar y compartir reportes, se pueden generar en tiempo real y de manera ilimitada. Debido a esto, no es necesario esperar a fin de mes para ver resultados. Ofrece reportes al día de Compras, Ventas y Contabilidad en Excel y PDF.

Debilidades:

El elevado costo mensual del sistema crea una limitación para Pymes como “Bel Bour”. Con el presupuesto que se dispone, sólo podría utilizar el plan “Premium”, el más básico. Este plan cuenta con soporte técnico solo por mail, lo que hace que la comunicación sea más lenta, el tiempo de respuesta puede llegar a ser un problema.

Colppy solo tiene integración con Mercado libre, la cual incluye conexión automática con la cuenta para poder facturar las ventas en segundos. No ofrece posibilidad de integración con otras plataformas.

El plan “Premium” cuenta con una cantidad limitada de 300 facturas. En este momento, no sería un problema para “Bel Bour” debido a que emite una cantidad de entre 100 y 200 facturas de venta y 10 facturas de compra mensuales. Sin embargo, proyectando a largo plazo y considerando un crecimiento ascendente de la organización, lo consideramos un punto débil dado su número limitado.

Otra falencia es la complejidad para la identificación de los trámites, acciones y procesos posibles de realizar.

Criterios

Los criterios definidos para la comparación de los sistemas son los siguientes: accesibilidad, facilidad de uso, aceptabilidad, estructura, navegabilidad y organización, costo, calidad de la información, adecuación al destinatario, soporte técnico, integración con otras plataformas y cantidad de usuarios.

El primer criterio a tratar es la accesibilidad, se experimentó un rápido ingreso a los sistemas. Consideramos que ambos tienen facilidad para que los usuarios obtengan el producto y al crear un usuario, en cuestión de minutos representantes de ventas se comunican para ofrecer ayuda y soporte en los primeros pasos de uso de los sistemas.

En cuanto a la facilidad de uso, lo consideramos un criterio esencial debido a que es la primera vez que se implementará en la organización un sistema de gestión. Por lo tanto, es requisito que la complejidad de uso no sea elevada. El equipo de trabajo considera que Xubio es lo suficientemente sencillo para cubrir las necesidades de “Bel Bour”.

El criterio de la estructura, el gerente mencionó que es un punto de interés para su organización. El equipo considera que se necesita una clara comprensión y relación de los elementos, es importante que el usuario logre comprender la relación entre los módulos para lograr una visión integrada de la organización. Un factor fundamental a considerar en la elección del ERP es la navegabilidad de cada sistema, es decir, la facilidad que se le ofrece al usuario de ubicarse y moverse dentro del sitio. Se valora el diseño de Xubio, su distribución es adecuada para el usuario en cuestión y la organización de cada segmento de información se relaciona con los demás. En él es posible identificar con rapidez los trámites posibles de realizar, se informa constantemente al usuario acerca de lo que está pasando (por ejemplo si debe esperar para la descarga de la información) y se informa cómo solucionar el problema cuando se produce un error.

El costo es un criterio limitante para el caso al contar con un presupuesto de $1000 mensuales. Respecto a Xubio, cuenta con tres planes: Solución inicial (gratuito), Solución Plus ($499 por mes) y Solución Premium ($749 por mes). “Bel Bour” podría elegir cualquiera de las tres opciones. A diferencia de Colppy, el cual también cuenta con tres planes, pero la organización seleccionada estará limitada a elegir el plan básico (“Premium”, $721 mensuales) ya que el resto de las posibilidades exceden su presupuesto disponible.

En cuanto a la calidad de la información se valora que ambos sistemas poseen información de alta calidad, fácil de encontrar de una forma autónoma, sin tener que recurrir al técnico.

Respecto a la adecuación al destinatario (usuarios a los que van dirigidos los servicios) creemos que ambos podrían adecuarse a la estructura pyme que posee Bel Bour pero que Xubio es un tanto más amigable para la adaptabilidad del personal, el contenido del sistema (información, vocabulario, lenguaje y conceptos) es adecuado de acuerdo a los intereses del usuario. Además, la versión de Xubio ofrece soporte técnico a través de email, chat, teléfono mientras que con Colppy sólo se podría acceder a un soporte vía email.

En cuanto a la integración con otras plataformas Xubio ofrece más oportunidades de integración que Colppy.

Respecto a la cantidad de usuarios, Colppy es ampliamente superior debido a que ofrece una cantidad ilimitada de usuarios mientras Xubio solo un número de 5 usuarios es su versión más completa (Premium).

En conclusión, el equipo de trabajo concluye que el sistema de gestión que se adapta a las necesidades de “Bel Bour” es Xubio. Según lo conversado con el gerente de la organización, tal sistema cumple con las expectativas del negocio.